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關于做好2019年度文件材料歸檔工作的通知

撰稿:黨政辦  審核:尹巖 來源:檔案室  時間:2020/7/6 12:39:56  點擊數:1793

各系、部,有關單位:

為完整、準確、系統地收集、保存學院檔案,認真貫徹落實《合肥信息技術職業學院文件材料歸檔范圍和保管期限表》,切實做好2019年度歸檔文件材料的收集整理工作,實現檔案管理的規范化、標準化、信息化,F就有關事項通知如下:

一、歸檔范圍

各類文件材料的歸檔范圍依據《合肥信息技術職業學院文件材料歸檔范圍和保管期限表》執行。各單位應安排專人對本單位形成的各類文件材料進行收集、整理,統一歸檔。2019年度以前尚未歸檔的各類文件材料,一并按要求分年度整理歸檔。

二、歸檔材料質量要求

(一)歸檔文件材料應齊全完整;紙質文件材料應為原件(移交復印件應注明原件去向);上級來文與文件處理單并存,本校文件與文件簽發單、定稿并存,正文與附件并存,請示與批復并存。

(二)實行紙質文件、電子文件雙套歸檔制。電子文件歸檔時,必須同時提供紙質文件。

(三)文件材料用紙應規范,書寫、打印、用印等應用耐久材料;字跡、印信等應清晰、完整;責任者和成文時間應標明。

(四)聲像材料歸檔時應附有文字說明,并注明責任者、形成時間、內容等,歸檔的聲像材料應圖像清晰、音質良好。

三、歸檔程序

(一)歸檔驗收:文件材料移交時,交接雙方須當面清點核對,檔案室按檔案管理要求進行檢查驗收,不符合要求的退回歸檔部門,合格后方可辦理移交手續。

(二)移交手續:各歸檔單位兼職檔案員負責向檔案室移交本單位的文件材料。移交時,須填寫《合肥信息技術職業學院文件移交登記表》(見附件1),并一式兩份,雙方簽字蓋章后各留一份備查。

(三)請各單位兼職檔案員關注合信院檔案工作交流群(群號:562385205),加強檔案工作聯系。

(四)為保證學院各單位及時、規范歸檔工作,檔案室實行催檔制度。對歸檔期限內未能實現應有文件材料歸檔的單位,向該單位發出書面催檔通知書,要求在限定時間內完成歸檔工作。限定時間之內,應歸檔文件材料還不能歸檔的,檔案室每2個月一次向該單位發出《催檔通知書》,定期提醒該單位,直至該單位完成歸檔工作。

(五)請各單位于2020年7月6日前完成歸檔移交工作。

檔案室

2020年7月6日

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